CoP: Ετήσια αναφορά προόδου
επιχειρήσεων-μελών

H ετήσια αναφορά προόδου των επιχειρήσεων (Communication On Progress – CoP) αποτελεί τον πυρήνα της δέσμευσης τους στο UN Global Compact, καθώς παρέχει πολύτιμες πληροφορίες στα ενδιαφερόμενα μέρη τους. Η δομή της αναφοράς (CoP) είναι ευέλικτη και μπορεί να συνταχθεί σε οποιαδήποτε γλώσσα, εφόσον πληροί τις ελάχιστες απαιτήσεις, που παρουσιάζονται παρακάτω. Δεδομένου οτι οι επιχειρήσεις-μέλη του UN Global Compact βρίσκονται σε διαφορετικά επίπεδα  επίδοσης τους σε θέματα βιώσιμης ανάπτυξης, οι CoP κατατάσσονται σε τρείς κατηγορίες με βάση τον βαθμό ανάλυσης που περιέχουν. Παράλληλα, υπάρχει συνεργασία και με άλλες πρωτοβουλίες –ενδεικτικά με την πρωτοβουλία Global Reporting Initiative (GRI) – με σκοπό να διασφαλιστεί ότι τα διάφορα πρότυπα είναι εναρμονισμένα και η κάλυψη των απαιτήσεων του ενός βοηθά στη συμμόρφωση με τα άλλα.

Απαιτήσεις περιεχομένου CoP

Η Πολιτική για τη CoP καθορίζει τρείς κατ΄ ελάχιστον απαιτήσεις ως προς το περιεχόμενό τους:

  1. Δήλωση του Διευθύνοντος Συμβούλου (CEO) ή άλλου ισότιμου στελέχους της επιχείρησης με την οποία εκφράζεται η διαρκής στήριξη στο UN Global Compact.
  2. Περιγραφή των πρακτικών ενεργειών που έχει λάβει ή σχεδιάζει να αναλάβει η επιχείρηση για την εφαρμογή των Δέκα Αρχών σε καθεμία από τις τέσσερις θεματικές περιοχές (ανθρώπινα δικαιώματα, συνθήκες εργασίας, προστασία του περιβάλλοντος, καταπολέμηση της διαφθοράς). Σημείωση: Σε περίπτωση που μια επιχείρηση δεν αναφέρει ενέργειες για μια ή περισσότερες από τις Αρχές θα πρέπει να παρέχει μια εξήγηση στο πλαίσιο του “report or explain”.
  3. Μέτρηση των αποτελεσμάτων των δράσεων που έχει υλοποιήσει (π.χ. σε ποιο βαθμό επιτεύχθηκαν οι στόχοι που είχαν τεθεί ή άλλα ποιοτικά και ποσοτικά στοιχεία μέτρησης αποτελεσμάτων).
Πολιτική CoP
Υποβολή CoP

Οι επιχειρήσεις πρέπει να υποβάλουν την  ετήσια  COP τους στον ιστότοπο του UN Global Compact. Η πρώτη υποβολή υποβάλλεται εντός ενός έτους από την ημερομηνία δήλωσης συμμετοχής στο UN Global Compact. Όλες οι επόμενες COP υποβάλλονται  σε προθεσμία  ενός έτους από την προηγούμενη υποβολή.

  • Οι επιχειρήσεις πρέπει να υποβάλουν μια ηλεκτρονική έκδοση της COP τους στη βάση δεδομένων του UN Global Compact για τις COP (www.unglobalcompact.org/admin ), περιλαμβάνοντας ένα αρχείο PDF και, εάν υπάρχει, έναν σύνδεσμο (URL) της ιστοσελίδας στην οποία έχει αναρτηθεί η COP τους.
  • Οι επιχειρήσεις πρέπει να συμπληρώσουν επίσης σύντομη αυτό-αξιολόγηση που συνοψίζει το περιεχόμενο της CoP.
Κατηγοριοποίηση με βάση τη CoP

Με βάση την αυτό-αξιολόγηση της εκάστοτε επιχείρησης, κάθε CoP εμπίπτει σε ένα από τα παρακάτω επίπεδα κατηγοριοποίησης:

  • GC Learner: CoP που δεν πληρούν τις ελάχιστες απαιτήσεις.
  • GC Active: CoP που πληρούν τις ελάχιστες απαιτήσεις.
  • GC Advanced: CoP που καλύπτουν όλες τις ελάχιστες απαιτήσεις και παρέχουν επιπλέον πληροφορίες κατά την αυτό-αξιολόγηση που αφορούν προχωρημένα κριτήρια για τους παρακάτω άξονες:
  1. Εφαρμογή των Δέκα Αρχών σε Στρατηγικές & Λειτουργίες
  2. Ανάληψη δράσης για την υποστήριξη ευρύτερων στόχων και ζητημάτων του ΟΗΕ
  3. Ενσωμάτωση βιώσιμης ανάπτυξης στην εταιρική διακυβέρνηση και την ηγεσία

Ένα κριτήριο καλύπτεται όταν μια επιχείρηση δημοσιοποιεί την εφαρμογή ή τον σχεδιασμό για την υλοποίηση καλών πρακτικών που προτείνονται ως σχετικές στο πλαίσιο του κάθε κριτηρίου, ανάλογα με την περίπτωση.

Με την πάροδο του χρόνου, οι επιχειρήσεις ενθαρρύνονται να εφαρμόσουν όλες τις σχετικές καλές πρακτικές. Σε περιπτώσεις που μια COP δεν καλύπτει ένα συγκεκριμένο  κριτήριο, οι λόγοι για την παράλειψη του πρέπει να είναι εξηγούνται λεπτομερώς σε αυτήν (π.χ. το κριτήριο θεωρείται μη σχετικό για την επιχείρηση, νομικές απαγορεύσεις, θέματα απορρήτου, ανταγωνιστικό πλεονέκτημα).

 

Οι καλές πρακτικές που προσδιορίζονται για κάθε κριτήριο δεν προορίζονται να χρησιμεύσουν ως μέρος ολοκληρωμένης λίστας και επομένως οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν να εφαρμόσουν πρόσθετες καλές πρακτικές.

Πώς χρησιμοποιούνται οι CoP ;

Οι CoP αναρτώνται στην ιστοσελίδα του UN Global Compact αυτομάτως μόλις ολοκληρωθεί η υποβολή τους, δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να επικοινωνούν τις προσπάθειές που καταβάλουν για την τήρηση και την υποστήριξη των Δέκα Αρχών. Η πρόσφατη ανάπτυξη -τόσο από την άποψη του αριθμού ανηρτημένων CoP όσο και του επιπέδου ποιότητας και εξειδίκευσής τους- οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στην ανάλογη ζήτηση από βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, μεταξύ των οποίων είναι οι επενδυτές, η κοινωνία, οι κυβερνήσεις και οι καταναλωτές.

Οι COP παρέχουν στα ενδιαφερόμενα μέρη πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρήσεις με τις οποίες αλληλεπιδρούν. Παράλληλα, η προσεκτική αξιολόγηση από τα ενδιαφερόμενα μέρη αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο της διαφάνειας και της δημοσιοποίησης που συνεισφέρει στη βελτίωση της επίδοσης.

Βήματα σύνταξης και υποβολής CoP

Η CoP ενσωματώνεται πλήρως στις κύριες μορφές επικοινωνίας μεταξύ της επιχείρησης και των ενδιαφερόμενων μερών της και κυρίως στον ετήσιο απολογισμό βιώσιμης ανάπτυξης. Είναι σημαντικό η υποβολή της CoP να γίνεται πριν τη λήξη της προθεσμίας που έχει τεθεί, προκειμένου να ευθυγραμμίζεται με τη δέσμευση της επιχείρησης για ετήσια δημοσιοποίηση των σχετικών στοιχείων.

Προετοιμασία CoP
  1. Γνώση της προθεσμίας για την ημερομηνία υποβολής
  2. Κατανόηση απαιτήσεων και Πολιτικής CoP
  3. Καθορισμός κατηγορίας CoP (Learner, Active, Advanced) και περιόδου αναφοράς (ημερομηνίες έναρξης και λήξης)

Μια CoP μπορεί να έχει τις εξής μορφές:

  • Ξεχωριστό έγγραφο.
  • Μέρος του απολογισμού βιώσιμης ανάπτυξης ή της έκθεσης εταιρικής κοινωνικής ευθύνης.
  • Μέρος της ετήσιας οικονομικής έκθεσης.

Για τις επιχειρήσεις που δεν εκδίδουν απολογισμό διατίθεται ένα βασικό Πρότυπο Σύνταξης COP.

Για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις διατίθεται μια  Express CoP.

Βασικές πληροφορίες για την προετοιμασία της CoP

CoP GC Active

  • Οδηγός: περιλαμβάνει πρακτικές προτάσεις και παραδείγματα βασισμένα σε καλές πρακτικές επιχειρήσεων-μελών.
  • Webinar επίτευξη του επιπέδου “GC Active”: Δίνει μια γενική εικόνα της Πολιτικής της CoP και επεξηγεί την κατηγοριοποίηση της, με ιδιαίτερη έμφαση στο επίπεδο GC Active. Παρουσιάζει τις ελάχιστες απαιτήσεις, την παράταση και τροποποίηση της προθεσμίας υποβολής, καθώς και την ηλεκτρονική υποβολή.

CoP GC Advanced

  • Κριτήρια GC Advanced
  • Εξωτερική αξιολόγηση: Βοηθά τις επιχειρήσεις να καθορίσουν το εύρος και τον στόχο για την εξωτερική αξιολόγηση των εκθέσεων βιώσιμης ανάπτυξης ή/και των Αναφορών Προόδου, να κατανοήσουν τις διαφορετικές προσεγγίσεις για την επιλογή του σωστού τύπου αξιολόγησης και να επιλέξουν μια συγκεκριμένη προσέγγιση εξωτερικής αξιολόγησης.
  • Χρήση δεικτών GRI για τη δημιουργία του CoP: Συντάχθηκε από το UN Global Compact σε συνεργασία με το GRI και περιγράφει τον τρόπο χρήσης των δεικτών.
  • Κατευθυντήριες Οδηγίες Βιώσιμης Ανάπτυξης για την προετοιμασία μιας ΑναφοράςΠροόδου: Αναφέρεται στον τρόπο επίτευξης των στοιχείων των επιπέδων GC Active και GC Advanced του προγράμματος διαφοροποίησης του Οικουμενικού Συμφώνου, στον τρόπο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του GRI, ενώ περιλαμβάνει λεπτομερείς παραπομπές μεταξύ δεικτών GRI και κριτηρίων GC Advanced.
  • International Integrated Reporting Framework: Θέτει τις κατευθυντήριες αρχές και τα στοιχεία περιεχομένου που διέπουν το συνολικό περιεχόμενο ενός ενοποιημένου απολογισμού και εξηγεί τις θεμελιώδεις έννοιες που τις στηρίζουν.
Διαδικασία υποβολής CoP

Προκείμενου να υποβληθεί μία CoP θα πρέπει η επιχείρηση να συνδεθεί στο προφίλ που διαθέτει στο σύστημα του UN Global Compact και να ακολουθήσει τα βήματα που περιλαμβάνονται στους παρακάτω οδηγούς. Οι CoP δεν γίνονται δεκτές εάν αποστέλλονται με e-mail ή hard copy στο UN Global Compact.

Οδηγός υποβολής CoP GC Active

Οδηγός υποβολής CoP GC Active – Basic Template

Οδηγός υποβολής CoP GC Advanced

Παράταση προθεσμίας υποβολής CoP

Υπάρχουν 2 επιλογές για την τροποποίηση της προθεσμίας υποβολής της CoP, πριν αυτή λήξει. Μια επιχείρηση-μέλος, χρησιμοποιώντας τους κωδικούς εισόδου στο προφίλ της, έχει τη δυνατότητα να ζητήσει παράταση της προθεσμίας αποστέλλοντας:

  • επιστολή παροχής περιόδου χάριτος (Grace letter) και αυτομάτως θα δοθούν επιπλέον 90 ημέρες για την υποβολή της CoP. Οδηγός Υποβολής Grace letter.

ή

  • αίτημα προσαρμογής (Adjustment request), που παρέχει μία και μόνη αναβολή μέχρι και 11 μήνες ώστε να γίνει προσαρμογή της ημερομηνίας δημοσιοποίησης της CoP με σκοπό να συμβαδίζει με την περίοδο που εκδίδεται ο απολογισμός Βιώσιμης Ανάπτυξης της επιχείρησης. Οδηγός υποβολής Adjustment request.